Apa Itu Manajemen Biaya, Tujuan, dan Alur Kerjanya?
Dalam dunia bisnis, pembengkakan biaya tidak hanya dapat berdampak negatif pada margin saja, tetapi juga akan menghambat kemampuan perusahaan untuk tetap beroperasi pada jalurnya. Karena itulah untuk menghindari hal ini, diperlukan langkah-langkah perencanaan dan kontrol yang tepat, yaitu dengan melakukan manajemen biaya.
Nah, lantas apa itu manajemen biaya? Mari kita simak penjelasan berikut ini untuk mengetahui jawabannya.
Apa Itu Manajemen Biaya?
Manajemen biaya merupakan suatu proses yang melibatkan pembuatan estimasi, penyiapan anggaran, dan pengendalian biaya. Fungsi dari proses ini adalah untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan meningkatkan profitabilitas. Dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi informasi penting terkait penetapan biaya, ini memungkinkan Anda untuk mengetahui informasi berharga tentang pengeluaran dan pendapatan perusahaan, serta informasi non finansial lainnya seperti produktivitas, kualitas, dan metrik lainnya yang dapat mempengaruhi keberhasilan bisnis. Nah, data-data ini nantinya bisa Anda gunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, merencanakan strategi bisnis yang lebih baik, dan meningkatkan kualitas operasional perusahaan.
Apa Tujuan Manajemen Biaya?
Berikut ini adalah beberapa tujuan menerapkan manajemen biaya untuk perusahaan.
- Mengembangkan Bisnis
Perusahaan yang berhasil mengelola biaya operasionalnya cenderung dapat menyelesaikan proyek secara efisien dan mengembangkan bisnisnya dari waktu ke waktu. Dengan menerapkan manajemen biaya, ini dapat membantu Anda dengan mudah mengantisipasi pengeluaran berlebih dan memprioritaskan tujuan keuangan.
- Menetapkan Keputusan
Dengan melakukan analisis biaya, ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi kelayakan proyek dan profitabilitasnya. Dengan demikian Anda dapat membuat keputusan bisnis berbasis data yang akurat. Selain itu, proses ini juga bisa membantu Anda untuk mengurangi kemungkinan risiko yang terkait dengan proyek tersebut.
- Mengurangi Pengeluaran
Manajemen biaya dapat digunakan sebagai alat yang luar biasa untuk mengurangi pengeluaran bisnis secara keseluruhan. Ini dikarenakan informasi keuangan yang dihasilkan bisa Anda manfaatkan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan biaya yang tidak dibutuhkan serta menghindari perusahaan dari kemungkinan berhutang.
- Menyimpan Catatan
Pencatatan yang efisien adalah manfaat lain dari manajemen biaya. Ini dapat membantu bisnis Anda untuk melakukan perencanaan akuntansi keuangan yang efektif dan mengembangkan anggaran yang akurat dengan batasan pengeluaran yang terkontrol.
- Mengelola Hutang
Salah satu tujuan utama dari menerapkan manajemen biaya adalah untuk mengurangi pembengkakan biaya. Dengan demikian, perusahaan Anda dapat terhindar dari kemungkinan berhutang dan berbagai resiko keuangan lainnya.
- Meningkatkan Budget
Jika perusahaan dapat menghemat banyak uang karena manajemen biaya yang efisien, maka Anda dapat meningkatkan anggaran di area lain yang lebih membutuhkan. Sebagai contoh, Anda bisa meningkatkan anggaran pemasaran dan periklanan untuk membantu menjangkau lebih banyak calon pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Selain itu, Anda juga dapat meningkatkan anggaran untuk tim yang memiliki kinerja baik dan sudah berkontribusi pada pertumbuhan bisnis.
Bagaimana Alur Kerja Manajemen Biaya?
Alur kerja manajemen biaya terdiri dari empat tahapan berikut ini.
- Resource Planning
Resource planning adalah proses identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek dan menyelesaikannya. Contoh sumber daya ini bisa berarti karyawan, peralatan, infrastruktur, kendaraan, ataupun mesin. Perencanaan sumber daya dilakukan pada awal proyek, sebelum pekerjaan sebenarnya dimulai. Pada tahapan ini diidentifikasi berapa banyak orang dan keterampilan apa saja yang akan dibutuhkan, serta apa saja peralatan yang nantinya digunakan.
- Cost Estimation
Cost estimation adalah proses menghitung biaya yang terkait dengan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Untuk melakukan perhitungan biaya diperlukan berbagai informasi seperti biaya sumber daya (gaji karyawan, perekrutan vendor, pengadaan server, tarif material, dan sebagainya), durasi proyek, potensi resiko proyek, biaya proyek sebelumnya untuk dijadikan tolak ukur, informasi kesehatan keuangan perusahaan, dan lain-lain. Bisa dibilang, etimasi adalah langkah tersulit dalam manajemen biaya karena harus dibuat seakurat mungkin sambil mempertimbangkan berbagai faktor penting lainnya seperti biaya tetap dan variabel, biaya overhead, dan inflasi.
- Cost Budgeting
Seiring proyek berjalan, perhitungan biaya yang sudah dietimasikan bisa berbeda dengan biaya aktualnya. Untuk itulah, cost budgeting diterapkan untuk membandingkan biaya estimasi dan biaya aktual, sehingga Anda dapat langsung mengidentifikasi jika ada kemungkinan terjadi resiko kelebihan biaya.
- Cost Control
Tahapan terakhir dari manajemen biaya adalah cost control, yang berfokus pada evaluasi kenapa dan bagaimana biaya estimasi bisa berbeda dengan biaya aktual. Penerapan cost control mencakup tindakan korektif apabila terjadi kemungkinan pembengkakan biaya, guna memastikan proyek tetap berjalan lancar dan terkendali sesuai dengan perencanaan awal.
Menerapkan manajemen biaya merupakan strategi esensial bagi setiap bisnis. Karena bagaimanapun akan selalu ada banyak tantangan, resiko, dan hal tak terduga yang mungkin terjadi pada proyek yang sedang berlangsung. Dengan menerapkan manajemen biaya, Anda dapat menghindari terjadinya pembengkakan biaya sambil memastikan bisnis Anda tetap berada pada jalur yang tepat.
