Direktorat Jenderal Pajak (DJP) secara resmi meluncurkan portal khusus untuk memfasilitasi proses validasi dan registrasi Nomor Induk Kependudukan (NIK) pegawai secara massal. Platform ini dikembangkan sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas data serta pemutakhiran identitas perpajakan dalam Sistem Inti Administrasi Perpajakan.

Melalui layanan tersebut, dapat digunakan oleh Wajib Pajak Badan pemberi kerja dan instansi pemerintah untuk melakukan validasi kesesuaian data seperti NIK, nama, nomor telepon, dan alamat email pegawai secara massal. Layanan itu diberikan melalui Portal NPWP versi 2.1 yang dapat diakses.

Merujuk pada Panduan Validasi dan Registrasi Massal NIK, terdapat tiga tujuan utama dari peluncuran Portal NPWP versi 2.1, yaitu sebagai berikut:

  1.  Sebagai saluran alternatif bagi pemberi kerja untuk melakukan validasi NIK pegawai secara massal terhadap data kependudukan, sehingga NIK pegawai atau penerima penghasilan dapat dimigrasikan dan diregistrasikan ke dalam sistem CoreTax.
  2. Pemberi kerja dapat membuat bukti pemotongan (bupot) tanpa perlu menggunakan NPWP sementara. Setelah NIK berhasil teregistrasi, bukti pemotongan dapat diterbitkan langsung dengan menggunakan NIK tersebut, sehingga tidak lagi memerlukan NPWP sementara.
  3. Dalam persiapan pelaporan SPT Tahunan, bupot dengan NIK yang sudah tervalidasi dan diterbitkan oleh pemberi kerja melalui CoreTax akan digunakan oleh pegawai atau penerima penghasilan sebagai kredit pajak. Dengan demikian, pegawai dapat lebih mudah memenuhi kewajiban pelaporan SPT Tahunannya.

Apabila NPWP/NIK penerima penghasilan tidak valid karena belum terdaftar dalam system coretax DJP atau alasan lainnya. Untuk mengatasi hal tersebut, DJP sudah menyiapkan NPWP sementara dengan nomor standar 16 digit Dimana telah diumumkan melalui KT-05/2025. NPWP sementara akan otomatis menggantikan NPWP pihak yang dipotong apabila NIK-nya tidak valid.

Dalam proses pembuatan Bukti Pemotongan (Bupot) PPh dengan skema key-in, pemotong atau pemungut pajak wajib terlebih dahulu menginput NPWP atau NIK penerima penghasilan. Langkah ini dilakukan agar sistem dapat menampilkan informasi apabila NIK yang dimasukkan tidak valid.

Jika NPWP atau NIK tersebut memang tidak valid atau belum terdaftar dalam sistem, maka akan muncul notifikasi berupa pop-up yang menyatakan bahwa data tersebut tidak ditemukan. Sistem kemudian akan meminta konfirmasi apakah pengguna ingin menggunakan NPWP sementara dengan format sebagai berikut:

  1. NPWP 16 digit
  2. Nama : Penerima Penghasilan #NIK 16 digit yang tidak valid (NIK Penerima Penghasilan)
  3. NITKU

Berdasarkan KT-05/2025, Penggunaan NPWP sementara memiliki 2 konsekuensi:

  1. Bupot PPh tidak akan terkirim ke akun coretax penerima penghasilan
  2. Bupot PPh tidak akan ter-prepoulated dalam SPT Tahunan Penerima Penghasilan

Konsekuensi ini akan berdampak pada administrasi pembuatan Bukti Potong PPh formulir BPA1, bupot ini merupakan bupot yang dibuat pada masa pajak terakhir. Seperti masa pajak Desember, dan masa pegawai tetap berhenti bekerja.

Berikut langka-langkah Validasi NIK

Tahap 1

  1. Pemberi kerja melakukan pendaftaran akun dengan klik “Daftar di sini”
  • Data Instansi/Perusahaan
  • Masukan NPWP 15/16 digit pemberi kerja
  • Masukan email pemberi kerja yang aktif dan dapat diakses untuk proses verifikasi permohonan.

Noted :

  • Jika email belum pernah digunakan proses pendaftaran dapat dilanjutkan, tetapi jika email telah digunakan, silahkan gunakan email tersebut untuk login atau gunakan email lain.
  • Email yang telah diinput akan menjadi username untuk login
  • Data penanggungjawab
  • NPWP penanggungjawab, nama penanggungjawab dan NIK penanggungjawab terisi otomatis dengan membaca data dari NPWP pemberi kerja yang terdaftar pada Masterfile wajib pajak.

Noted :

  • Terdapat kemungkinan muncul notifikasi data penanggungjawab pemberi kerja tidak lengkap sehingga WP perlu mengajukan permohonan pemutakhiran data untuk melengkapi data penanggung jawabnya ke KPP tempat wajib pajak terdaftar.
  • Isi sesuai data pemberi kerja atas:
  1. Nomor Induk Pegawai (NIP)/ID atas penanggungjawab sesuai data Perusahaan
  • Jabatan penanggungjawaban
  • No HP penanggungjawab
  • Apabila Terdapat kemungkinan Wajib Pajak terdaftar dalam sistem DJP namun data penanggungjawab instansi/perusahaan tidak lengkap sehingga akan muncul notifikasi berikut.

Kondisi tersebut mengharuskan wajib pajak untuk melengkapi data penanggungjawab instansi/perushaan yang tidak lengkap tersebut dengan mengajukan permohonan pemutakhiran data untuk melengkapi data penangung jawab ke KPP tempat wajib pajak terdafta.

  • Data Staf
  • Silakan isi NPWP 16 Digit staff (pegawai) ditunjukyangtelah di aktivasimenja di NPWP
  • Nama dan NIK staf akan terisi otomatis berdasarkan data profil pada masterfile Wajib Pajak.
  • Syarat staf yang dapat ditunjuk untuk mengakses portal NPWP:

1.Memiliki NPWP dengan status aktif

2.Memilih untuk Pisah Harta (PH)/Memilih Terpisah (MT) dalam pelaporan perpajakannya, apabila staf merupakan wanita kawin

Catatan: Wanita kawin yang pelaporan perpajakannya gabung dengan suami, tidak dapat didaftarkan sebagai staf/pic pada portal NPWP

  • Silahkan Isi data staff meliputi:
  • Nomor Induk Pegawai/ID staff
  • Jabatan Staff
  • No HP staff
  • Data lainnya
  • Pilih jenis registrasi “Validasi NIK” untuk keperluan pendaftaran NIK secara massal
  • Buat kata sandi untuk login ke portalnpwp. Format kata sandi tanpa batasan, bisa kombinasi angka, huruf, dan sebagainya
  • Buat PIN untuk keperluan saat melakukan upload file dan membuka file hasil konfirmasi. PIN ini harus berupa angka, bukan huruf dan lain sebagainya
  • Klik “disini” untuk unduh format dokumen permohonan layanan validasi NIK (docx) yang wajib ditandatangani oleh Penanggungjawab dan staff yang direkam pada formulir registrasi
  • Buat Permohonan (PDF)
  • Upload dan Submit
  • Klik “Pilih File” untuk memilih file pdf hasil scan dari permohonan layanan validasi NIK
  • Pilih “Open” untuk melakukan unggah. maksimal ukuran file adalah 48mb.
  • Centang pernyataan kebenaran sesuai dengan keadaan sebenarnya
  • Klik “Submit” untuk mengirim formulir permohonan pendaftaran portal npwp
  • Verifikasi Email
  • Silakan buka email yang didaftarkan pada tahap 1.1 Data Instansi dan cek email masuk dengan subjek “Verifikasi Registrasi” yang dikirim dari email portalnpwp@pajak.go.id
  • Klik “Verifikasi Permohonan” untuk menyelesaikan proses pendaftaran akun portal npwp
  1. Login Portal NPWP
  2. Isikan email pemberi kerja yang telah didaftarkan sebelumnya
  3. ketik kata sandi
  4. ketik ulang kode keamanan sesuai gambar
  5. klik “Login”

Tahap 2

  1. Unggah Excel Validasi
  2. Dashboard ini memuat “Daftar Validasi” , yakni data dan informasi atas validasi yang telah selesai diproses.
  3. Selanjutnya, untuk lakukan validasi NIK massal, akses tab “Validas

           Noted :

Daftar konfirmasi dapat diabaikan jika pendaftaran yang dilakukan sebelumnya adalah jenis “Validasi NIK”

  1. Unduh dan isi Format excel
  2. Permohonan validasi NIK dilakukan dengan melakukan upload excel. Jika belum memiliki format file excel, silakan unduh dengan klik “FormatValidasiNIK.xlsx” pada tab petunjuk
  3. Buka file excel dan klik “Enable Editing” untuk dapat mengisi excel dimaksud
  4. si excel tersebut dengan data penerima penghasilan meliputi:
  5. Nomor urut data
  6. NIK Penerima Penghasilan
  7. Nama Penerima Penghasilan
  8. Nomor HP Penerima Penghasilan (angka saja dimulai “08″)
  9. Email Penerima Penghasilan

Noted :

Pastikan data sesuai

Sistem akan melakukan validasi NIK dan Nama sesuai data kependudukan dengan tingkat kecocokan 100%, termasuk huruf besar kecil atau gelar jika ada dalam identitas KTP/KK.

Pastikan Nomor HP dan email sesuai data pribadi pegawai. Data ini digunakan untuk proses “Aktivasi Akun WP” atau “Aktivasi NIK menjadi NPWP” di kemudian hari jika diperlukan oleh pemilik NIK.

  1. Rename Excel dan Upload
  2. Ubah name (rename) file excel dengan ketentuan sebagai berikut:

<15/16 digit NPWP >.xlsx

Contoh: untuk WP dengan NPWP

012345678961500, nama file dapat berupa:

  1. 012345678961500.xlsx
  2. 012345678961500._001.xlsx
  3. Buka pencarian direktori file excel dengan klik “Pilih File”
  4. Cari lokasi file excel disimpan, lalu select
  5. Klik “Open”
  6. Klik “Upload”

Tahap 3

  1. Monitoring Validasi & Registrasi
  2. Untuk memantau proses validasi NIK & registrasi, akses tab “Monitoring”
  3. Monitoring Validasi merupakan informasi proses yang dilakukan sistem atas permohonan yang telah diupload, meliputi:
  4. Gagal : terdapat kesalahan pada server saat melakukan proses permohonan, silakan coba Kembali
  5. Diproses : sistem sedang melakukan proses validasi NIK secara otomatis
  6. Selesai : permohonan selesai diproses validasi NIK dan selanjutn ya dapat dipantau status registrasinya (migrasi) ke Coretax dengan klik tombol

Detail monitoring

             Pada kolom Aksi. Proses registra si ini dila kuk an secara harian (maksimal H + 3 )

  1. Cek status
  2. Klik tombol “ detail  monitoring ” di kolom aksi untuk memantau status validasi per NIK dan status migrasi (registrasi) ke Coretax
  3. tatus, meliputi:
  4. VALID – by data dukcapil: Respons ini diberikan ketika data NIK dan nama sudah sesuai dengan data kependudukan, dan ini adalah pertama kali data tersebut divalidasi.
  5. VALID – by data portal: Respons ini diberikan ketika data NIK dan data nama ter validasi, namun data tersebut sudah pernah divalid a si sebelumnya (oleh WP lain) dan datanya sudah tersimpan di database lokal portal DJP.
  6. TIDAK VALID – Nama tidak sesuai dengan NIK di Dukcapil (atau nama tidak sesuai dengan data portal): Status jika data NIK sesuai, tetapi data nama tidak sesuai (karena tingkat kemiripan namanya tidak mencapai 100% dari data Dukcapil).
  7. TIDAK VALID – data NIK tidak ditemukan: Status jika NIK yang dimasukkan sendiri tidak valid dan tidak ditemukan.

Noted :

Lakukan pengecekan NIK di contact center Dukcapil di telepon 168 atau di dukcapil.kemendagri.go.id jika dibutuhkan

  1. Cek Migrasi Coretax
  2. Atas NIK yang statusnya sudah valid, maka proses selanjutnya adalah proses migrasi (registrasi) ke Coretax
  3. Proses migrasi (registrasi) ini akan dilakukan secara harian (maksimal H+3) sejak di validasi di hari dan jam kerja
  4. Silakan menunggu dan lakukan monitoring berkala pada menu Detail Monitoring ini
  5. Terdapat keterangan “Ya” pada kolom “Migrasi Coretax” jika suatu NIK telah selesai dimigrasi atau teregistrasi di Coretax

Noted :

  1. Pemberi kerja diimbau untuk membuat ulang Bukti Potong (Bupot) PPh 21 bagi pemilik NIK yang sudah selesai dimigrasi.
  2. Sebelum membuat ulang, batalkan Bupot lama yang sebelumnya menggunakan NPWP Sementara atas penerima penghasilan tersebut
  3. Setelah pembatalan dan pembuatan ulang Bupot, lakukan pembetulan SPT Masa PPh Pasal 21 pada masa pajak dilakukannya proses pembatalan/pembuatan Bupot PPh.